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Refinder – Vernetzt Daten wie menschliche Gedanken

Dezember 8, 2010

Was mit einem Forschungsprojekt begann wird nun zu einem Produkt: die Softwarelösung Refinder unterstützt Menschen dabei, den Überblick im Information Overflow zu behalten. Refinder ist ein persönlicher Assistent, der versteht woran der Benutzer gerade arbeitet und Wege zu relevanten Informationen anzeigt. Der Einstieg erfolgt über die Website www.getrefinder.com. Nachdem man dort ein Benutzerkonto angelegt hat, kann man Refinder verwenden um Informationen aus verschiedenen Anwendungen zu vernetzen. Daten aus der täglichen Office-Arbeit werden nach ihrer Bedeutung analysiert und können kategorisiert und vernetzt werden. Refinder verknüpft digitale Dateien nach dem Vorbild menschlicher Gedanken: E-Mails, Kontakte, Termine, Dateien und Web-Seiten kommen an einem Ort zusammen und können wiedergefunden werden. Dabei bleiben alle Dateien wo sie sind – Refinder merkt sich nur die Assoziationen. Wenn man nun die Verknüpfungen verwendet, kann man von einem Projekte oder Termine mit einem Klick relevante Dokumente wiederfinden. Die Firma Gnowsis gibt an, dass man dadurch bis zu 30 Minuten pro Tag schneller ist, und man muss keine Suchmaschine benutzen.

Die darunterliegende Technologie stammt aus dem NEPOMUK EU Projekt und imitiert das menschliche assoziative Denken. Refinder baut auf freien Semantic Web-Standards, Methoden der künstlichen Intelligenz und eigens entwickelten Verfahren auf. Mittels Textanalyse werden die persönlichen Daten am Arbeitsplatz sowie innerhalb verwendeter Web-Applikationen analysiert und relevante E-Mails, Kontakte, Dokumente, Termine und Webseiten vorgeschlagen. Die Applikation wird als Software-as-a-Service Lösung (Mietsoftware im Internet) inklusive Plug-Ins in Office-Anwendungen angeboten.

Auf der CeBIT 2010 wurde Refinder als Testversion nur für eingeladene Nutzer vorgestellt. Ab dem 1.Dezember 2010 wird das System der breiteren Öffentlichkeit im Rahmen einer Beta-Test Phase angeboten. Ein kostenloses Benutzerkonto für die Beta-Version kann unter www.getrefinder.com angelegt werden und bietet neben dem Zugang zur Online-Plattform auch Konnektoren (Plug-Ins) für Outlook®, Internet Explorer®, Firefox® und den file browser für Windows®.

Ich habe einen der Jungunternehmer dahinter, Leo Sauermann, im Rahmen seiner Forschungsarbeit kennen gelernt und anlässlich des „Limited Beta-Starts“ von Refinder getroffen und ihn gefragt, wie man damit dem Information-Overflow Einhalt gebieten kann.

Interview mit Gründer Dr. Leo Sauermann 

Dr. Leo Sauermann

Dr. Leo Sauermann (c) Gnowsis

Isabella Mader: Herr Dr. Sauermann, wie sind Sie auf die Idee gekommen eine Softwarelösung wie Refinder zu entwickeln?

Leo Sauermann: Ich habe einfach ständig Dinge vergessen. Ich konnte mir zum Beispiel den Namen der aktuellen Freundin meines besten Freundes nicht merken. Damit es dann zu keinen unangenehmen Momenten kommt, habe ich angefangen, mir solche Sachen aufzuschreiben und versucht sie in Zusammenhang zu bringen. Ok, aber dann hab ich gemerkt, dass es keine passende Software gibt, die mich bei meinem Problem unterstützen würde. Eine Lösung, wo ich Dinge miteinander verknüpfen kann, wie im meinem Kopf. 2002 habe ich auf der TU Wien das Semantic Web kennen gelernt und dachte mir: das ist es. Ich hab dann Microsoft Outlook mit einem Wiki und dem Semantic Web zusammengemischt und gesehen – das ist richtig gut. 2003 hatte ich dann meine Diplomarbeit über den Semantic Desktop fertig. Ich hab dann geshen – ich bin nicht allein. In ganz Europa gibt es Forscher die auch daran arbeiten, etwa meinen Mitgründer Bernhard Schandl. Seit damals habe ich nicht aufgehört, das Ding ständig weiterzuentwickeln.

Isabella Mader: Sie wollten also bestehende Informationen besser vernetzen?

Leo Sauermann: Es geht uns darum, die Informationsflut, die täglich auf uns zufliesst, besser zu verwalten. Sie kennen das bestimmt auch Frau Mader: Sie erhalten täglich mehrere hundert E-Mails, haben Termine die Sie wahrnehmen, mehrere Projekte an denen Sie arbeiten, dazu unzählige Dokumente, Webseiten die man für die Arbeit braucht … und nur in Ihrem Kopf kommt alles zusammen. Wenn Sie sich dann – zum Beispiel – für einen Meeting vorbereiten, müssen Sie darüber nachdenken, was es alles dazu gibt. Vielleicht gibt es eine Agenda als Word-File oder ein To-Do, aber Sie müssen sich erinnern das es da etwas gab und wo es ist. Das ist alles mühsam und wir vergessen dabei oft auf wichtige Sachen. Dabei hätten Sie ja alle Daten irgendwo. Mit Refinder bieten wir eine Lösung, die alle digitalen Informationen des Nutzers analysiert, Verbindungen herstellt und an einem Ort gebündelt zur Verfügung stellt. Die Dinge kommen also zusammen. Hyperlinks führen zu allen relevanten Dokumenten, Webseiten, Kontakten und Emails. Man kann es sich wie ein „Navigationsgerät für Information“ vorstellen. Sie haben eine Informationslandschaft – inklusive Wissenssumpf und Informationsflut – der Refinder führt sie wie ein Navi von einem Ort weiter zu den relevanten Informationen. Somit können wir den Nutzer von diesem kognitiven Stress entlasten. Die Flut wird nicht weniger – sie wird überschaubarer.

Isabella Mader: Wer kann davon profitieren? Ich meine – wer ist die genaue Zielgruppe und der typische Anwender von Refinder?

Leo Sauermann: Als Jungunternehmen adressieren wir zuerst Verantwortungs- und Entscheidungsträger in kleinen Unternehmen, später Enterprise-Kunden. Am Ende bringt es aber jedem Wissensarbeiter was, der E-Mails und Dateien hat. Bei Führungskräften und Projektmanagern die täglich mit unterschiedlichen Projekten konfrontiert sind, herrscht momentan der größte Leidensdruck. Dieser Personenkreis verwaltet Daten sowohl in unternehmensweiten Datenbanken als auch individuell. Das „Öffnen einer Sache“ dauert zum Beispiel zwischen 20 und 60 Sekunden und es passiert etwa 100 mal pro Tag. Schnelles Wiederfinden ist somit ein bedeutender Zeitfaktor. Daher betrachten wir diese Gruppe – inklusive Assistenten – als primären Markt. Wir bekommen aber auch viele Anfragen von Freunden die Kreative sind, also Designer oder Forscher.

Beim Vertrieb konzentrieren wir uns am Anfang auf Klein- und Mittelbetriebe oder Freelancer. Zuerst hier bei uns in Österreich, Deutschland, Schweiz, dann Europa und später USA.

Isabella Mader: Wie genau sind jetzt Unternehmen von diesem Problem der immer höher werdenden Informationsflut betroffen? Wie hoch schätzen sie die Kosten für diese Problematik ein?

Leo Sauermann: Die Informationsflut ist enorm, und es gibt kaum Ausbildung wie man damit umgeht. Sie wissen das ja eh am besten, sie unterrichten einen Lehrgang auf der Donau-Uni Krems über das Thema. Wir haben uns selbst die Frage gestellt und sind auf eine Studie von Michael K. Bergman über „Untapped Assets“ gestossen, der hat ganz gute Zahlen gesammelt. Im EU Projekt NEPOMUK und durch Studien die wir selber in Gnowsis gemacht haben, sehen wir dass Wissensarbeiter bis zu 45 Prozent ihrer Arbeitszeit mit nicht produktiver Dokumenten- und Datenverwaltung verbringen. Sehr eindrucksvoll ist auch diese Zahl vom Michael K. Bergman: 7,5 Prozent aller Dokumente in Unternehmen sind falsch abgespeichert und werden nie wieder gefunden. In Summe geben Unternehmen 15 Prozent aller Ausgaben für das Handling von Informationen aus – das schließt auch das Schreiben von Berichten ein.

Das für mich absolut irrwitzige ist aber, dass es den verbreiteten Irrglauben gibt, dass Desktop-Suchmaschinen das Problem lösen würden. Es gibt seit ein paar Jahre sehr gute Studien die belegen dass 85% aller Menschen Desktopsuchmaschinen nicht einsetzen – weil wir als Menschen lieber Pfaden folgen und stöbern als zu suchen. Die bestehende Denkweise der Menschen wird nicht unterstützt. Das ist auch seit ein paar Jahren – etwa 2004 – bekannt, mit Refinder gehen wir das Problem jetzt an.

Isabella Mader: Interessant, und was ist der unmittelbare Nutzen von Refinder für die Einzelperson oder das Unternehmen?

Leo Sauermann: Ausgehend von den Studien schätzen wir, dass durch den Einsatz von Refinder die Zeit für die Suche und das Verwalten von Informationen um etwa 30% reduziert wird — dies bedeutet eine Zeitersparnis von etwa 30 Minuten pro Arbeitstag. Umgelegt auf den Stundensatz für einen Wissensarbeiter kann damit sparen – sagen wir 50 Euro pro Tag bei einem selbständigen Freelancer. Dem gegenüber stehen die Kosten für die Software – die Kunden die wir bisher befragt haben würden ungefähr €200 Euro pro Jahr dafür zahlen. Insgesamt rechnet es sich so für den Kunden. Viel wichtiger ist aber die Sicherheit dass ich die wichtigen Dokumente finde, die ich brauche. Und noch viel schöner ist, dass man sich endlich die Zusammenhänge aufschreiben kann. Es spart also nicht nur Zeit, sondern auch Ärger wenn ich wieder mal nichts finde.

Der Refinder zieht ja auch los und sucht relevante Informationen – da habe ich auch die Chance, dass er ein Dokument findet dass ich völlig vergessen hätte. Dadurch heben wir wieder ein wenig von dem Schatz an Information der da ist, aber sonst nicht gefunden wird.

Isabella Mader: Wie geht es weiter?

Leo Sauermann: Stetig weiter, wie bisher. Wir hatten das System bei einer Hand voll Testbenutzer seit 2006 im Einsatz, darüber habe ich auch meine Dissertation geschrieben. Die geben das nicht mehr her. Wenn man einmal angefangen hat, will man nicht mehr zurück. Das war im NEPOMUK EU Projekt und noch zu der Zeit als im am DFKI in Deutschland gearbeitet habe. Jetzt öffnen wir Refinder für 1000 weitere Test-Benutzer, wir sind schon gespannt, wie die es verwenden werden. Wir machen Interviews mit den Benutzern, da lernen wir viel über den Nutzen und was wir an der Software ändern sollten. Etwa Termine – da war ein sehr starker Bedarf zu spüren. Wir arbeiten professionell daran weiter, und so Gott will, hilft der Refinder dann bald mehr Menschen, ihre Sachen wiederzufinden.

plugin Firefox sidebar (c) Gnowsis

Screenshot vom Firefox Plugin (c) Gnowsis

Die BETA Version von Refinder wurde am am 1.Dezember 2010 im Rahmen des Vienna Semantic Web Meetups vorgestellt und nach einer Woche waren knapp 200 neue Benutzer registriert. Es gab einen weiteren Artikel über Refinder auf der Futurezone: http://www.futurezone.at/stories/1664740/

Mehr Informationen und Fotos vom Release Event sind unter http://www.gnowsis.com/about/blog/2010/12/02/release-refinder-beta zu finden.

Nachsatz: Eine Frage noch aus Neugier: Cocktail Roboter?

Leo Sauermann: Ja, wir hatten einen Bekannten gesponsert, dass er seinen Cocktail Roboter zu unserer Release-Party am 1.Dezember bringt. Der Robomoji hat dann auch, zur Freude aller und sehr eindrucksvoll, Cocktails gemischt. Ein Österreichisches Unikat.

Isabella Mader: Danke für das Gespräch.

Video, noch mit dem ursprünglichen Namen Cluug, der jetzt zu Refinder wurde:

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Screencasting Software – gute Review-Seite

Januar 10, 2010

Eine gute Hilfe zur Auswahl von Software, die z.B. für Tutorials die Vorgänge am Bildschirm mitfilmt, bietet dieser Blog:

http://labnol.blogspot.com/2005/05/screencasting-to-help-your-mom.html

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How-to-blog: Blog anlegen in 9 Schritten

Juni 28, 2009

Gerne beantworte ich die Frage danach, wie ein WordPress Blog angelegt werden kann – einer, der nur für einen definierten Teilnehmerkreis ist und auch von Suchmaschinen nicht indiziert wird, und einen, der öffentlich einsehbar ist.

Ein Blog kann dabei als Tagebuch einer Person genutzt werden, das andere lesen und kommentieren. Oder es kann als virtueller Gesprächsraum verwendet werden, in dem alle Gesprächsteilnehmer schreiben und kommentieren.

Besonderere Vorteile von Blogs in der Teamkommunikation sind

– die Verschriftlichung von Wissen, das danach stichwortsuchbar/nachlesbar abgebildet ist

– Massenweise cc-Emails werden vermieden

– Eine per Mail beantwortete Frage nutzt einem Empfänger, sie hätte aber einer Reihe anderer Kollegen auch genutzt – deshalb: Fragen, die alle/viele interessieren, im Blog stellen und im Blog beantworten – Experten sparen so viel Zeit, weil sie Fragen dann nicht 17x (täglich), sondern nur einmal beantworten (Zeitrentabilität!).

Also, Blog einrichten ist wirklich einfach.

Schritt 1:

Account anlegen. http://de.wordpress.com/signup/

Wordpress Blog registrieren

Wordpress Blog registrieren

Schritt 2:

Blog-Bezeichnung festlegen und entscheiden, ob der Blog öffentlich sichtbar ist oder nur für einen definierten Nutzerkreis.

Wordpress Blog benennen

Wordpress Blog benennen

Schritt 3:

Profil speichern.

Blog Profil speichern

Blog Profil speichern

Schritt 4:

Registrierung abschließen: im Email den Bestätigungslink anklicken.

Blog bestätigen

Blog bestätigen

Ergebnis 😉 :

Blog eingerichtet

Blog eingerichtet

Hier nun auf View your site klicken, dann erscheint:

Der Blog ist eingerichtet

Der Blog ist eingerichtet

Schritt 5:

Jetzt wollen wir einen ersten Eintrag anlegen.

Dazu in der rechten Leiste in der Rubrik „Meta“ auf „Administration“ klicken.

ersten Artikel erstellen

ersten Artikel erstellen

und dann:

Blog Artikel bearbeiten

Blog Artikel bearbeiten

Schritt 6:

In diesem Administrationsumfeld lassen Sie jede Menge Dinge einstellen. Die Grafik zeigt die Übersicht besser als jeder Text:

Einstellungen

Einstellungen

Es empfiehlt sich, für jeden Blogartikel Tags anzulegen (siehe Grafik) und einer Kategorie zuzuordnen, damit später die Artikel besser gefunden werden können. Wenn es noch keine passende Kategorie gibt, einfach eine anlegen (siehe Grafik).

Artikel mit dem Button „Veröffentlichen“ freischalten (Feld rechts oben) – der Beitrag kann danach immer wieder verändert werden.

Schritt 7:

Zurück zur Startseite – eigenen ersten Artikel ansehen 😉

Startseite ansehen

Startseite ansehen

Und wenn unter Schritt 6 die Funktion „Layout ändern“ gewählt wurde und ein eigener Seiten-Header oder Logo gewählt wurde, kann das dann bereits so aussehen. Alles keine Zauberei :o) …

und fertig ;-) - jetzt andere zum Mitmachen einladen!

und fertig 😉

Schritt 8:

… und jetzt Leser und Interessenten einladen!

Schritt 9:

Blog bewerben:

von der eigenen Webseite verlinken, auf XING ins eigene Profil eintragen, in die persönliche Signatur eintragen, …

Fragen und Feedback bitte hier posten !

LG

Wimblogger

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Warum die Balanced Score Card so oft scheitert

Juni 6, 2009

… weil sie oft zu viel Administration bringt, und das oft weil die Einführung zu wenig strategisch geplant und durchgehalten wird.

Mehr dazu hier:

http://www.cio.de/strategien/projekte/879323/index.html