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Refinder – Vernetzt Daten wie menschliche Gedanken

Dezember 8, 2010

Was mit einem Forschungsprojekt begann wird nun zu einem Produkt: die Softwarelösung Refinder unterstützt Menschen dabei, den Überblick im Information Overflow zu behalten. Refinder ist ein persönlicher Assistent, der versteht woran der Benutzer gerade arbeitet und Wege zu relevanten Informationen anzeigt. Der Einstieg erfolgt über die Website www.getrefinder.com. Nachdem man dort ein Benutzerkonto angelegt hat, kann man Refinder verwenden um Informationen aus verschiedenen Anwendungen zu vernetzen. Daten aus der täglichen Office-Arbeit werden nach ihrer Bedeutung analysiert und können kategorisiert und vernetzt werden. Refinder verknüpft digitale Dateien nach dem Vorbild menschlicher Gedanken: E-Mails, Kontakte, Termine, Dateien und Web-Seiten kommen an einem Ort zusammen und können wiedergefunden werden. Dabei bleiben alle Dateien wo sie sind – Refinder merkt sich nur die Assoziationen. Wenn man nun die Verknüpfungen verwendet, kann man von einem Projekte oder Termine mit einem Klick relevante Dokumente wiederfinden. Die Firma Gnowsis gibt an, dass man dadurch bis zu 30 Minuten pro Tag schneller ist, und man muss keine Suchmaschine benutzen.

Die darunterliegende Technologie stammt aus dem NEPOMUK EU Projekt und imitiert das menschliche assoziative Denken. Refinder baut auf freien Semantic Web-Standards, Methoden der künstlichen Intelligenz und eigens entwickelten Verfahren auf. Mittels Textanalyse werden die persönlichen Daten am Arbeitsplatz sowie innerhalb verwendeter Web-Applikationen analysiert und relevante E-Mails, Kontakte, Dokumente, Termine und Webseiten vorgeschlagen. Die Applikation wird als Software-as-a-Service Lösung (Mietsoftware im Internet) inklusive Plug-Ins in Office-Anwendungen angeboten.

Auf der CeBIT 2010 wurde Refinder als Testversion nur für eingeladene Nutzer vorgestellt. Ab dem 1.Dezember 2010 wird das System der breiteren Öffentlichkeit im Rahmen einer Beta-Test Phase angeboten. Ein kostenloses Benutzerkonto für die Beta-Version kann unter www.getrefinder.com angelegt werden und bietet neben dem Zugang zur Online-Plattform auch Konnektoren (Plug-Ins) für Outlook®, Internet Explorer®, Firefox® und den file browser für Windows®.

Ich habe einen der Jungunternehmer dahinter, Leo Sauermann, im Rahmen seiner Forschungsarbeit kennen gelernt und anlässlich des „Limited Beta-Starts“ von Refinder getroffen und ihn gefragt, wie man damit dem Information-Overflow Einhalt gebieten kann.

Interview mit Gründer Dr. Leo Sauermann 

Dr. Leo Sauermann

Dr. Leo Sauermann (c) Gnowsis

Isabella Mader: Herr Dr. Sauermann, wie sind Sie auf die Idee gekommen eine Softwarelösung wie Refinder zu entwickeln?

Leo Sauermann: Ich habe einfach ständig Dinge vergessen. Ich konnte mir zum Beispiel den Namen der aktuellen Freundin meines besten Freundes nicht merken. Damit es dann zu keinen unangenehmen Momenten kommt, habe ich angefangen, mir solche Sachen aufzuschreiben und versucht sie in Zusammenhang zu bringen. Ok, aber dann hab ich gemerkt, dass es keine passende Software gibt, die mich bei meinem Problem unterstützen würde. Eine Lösung, wo ich Dinge miteinander verknüpfen kann, wie im meinem Kopf. 2002 habe ich auf der TU Wien das Semantic Web kennen gelernt und dachte mir: das ist es. Ich hab dann Microsoft Outlook mit einem Wiki und dem Semantic Web zusammengemischt und gesehen – das ist richtig gut. 2003 hatte ich dann meine Diplomarbeit über den Semantic Desktop fertig. Ich hab dann geshen – ich bin nicht allein. In ganz Europa gibt es Forscher die auch daran arbeiten, etwa meinen Mitgründer Bernhard Schandl. Seit damals habe ich nicht aufgehört, das Ding ständig weiterzuentwickeln.

Isabella Mader: Sie wollten also bestehende Informationen besser vernetzen?

Leo Sauermann: Es geht uns darum, die Informationsflut, die täglich auf uns zufliesst, besser zu verwalten. Sie kennen das bestimmt auch Frau Mader: Sie erhalten täglich mehrere hundert E-Mails, haben Termine die Sie wahrnehmen, mehrere Projekte an denen Sie arbeiten, dazu unzählige Dokumente, Webseiten die man für die Arbeit braucht … und nur in Ihrem Kopf kommt alles zusammen. Wenn Sie sich dann – zum Beispiel – für einen Meeting vorbereiten, müssen Sie darüber nachdenken, was es alles dazu gibt. Vielleicht gibt es eine Agenda als Word-File oder ein To-Do, aber Sie müssen sich erinnern das es da etwas gab und wo es ist. Das ist alles mühsam und wir vergessen dabei oft auf wichtige Sachen. Dabei hätten Sie ja alle Daten irgendwo. Mit Refinder bieten wir eine Lösung, die alle digitalen Informationen des Nutzers analysiert, Verbindungen herstellt und an einem Ort gebündelt zur Verfügung stellt. Die Dinge kommen also zusammen. Hyperlinks führen zu allen relevanten Dokumenten, Webseiten, Kontakten und Emails. Man kann es sich wie ein „Navigationsgerät für Information“ vorstellen. Sie haben eine Informationslandschaft – inklusive Wissenssumpf und Informationsflut – der Refinder führt sie wie ein Navi von einem Ort weiter zu den relevanten Informationen. Somit können wir den Nutzer von diesem kognitiven Stress entlasten. Die Flut wird nicht weniger – sie wird überschaubarer.

Isabella Mader: Wer kann davon profitieren? Ich meine – wer ist die genaue Zielgruppe und der typische Anwender von Refinder?

Leo Sauermann: Als Jungunternehmen adressieren wir zuerst Verantwortungs- und Entscheidungsträger in kleinen Unternehmen, später Enterprise-Kunden. Am Ende bringt es aber jedem Wissensarbeiter was, der E-Mails und Dateien hat. Bei Führungskräften und Projektmanagern die täglich mit unterschiedlichen Projekten konfrontiert sind, herrscht momentan der größte Leidensdruck. Dieser Personenkreis verwaltet Daten sowohl in unternehmensweiten Datenbanken als auch individuell. Das „Öffnen einer Sache“ dauert zum Beispiel zwischen 20 und 60 Sekunden und es passiert etwa 100 mal pro Tag. Schnelles Wiederfinden ist somit ein bedeutender Zeitfaktor. Daher betrachten wir diese Gruppe – inklusive Assistenten – als primären Markt. Wir bekommen aber auch viele Anfragen von Freunden die Kreative sind, also Designer oder Forscher.

Beim Vertrieb konzentrieren wir uns am Anfang auf Klein- und Mittelbetriebe oder Freelancer. Zuerst hier bei uns in Österreich, Deutschland, Schweiz, dann Europa und später USA.

Isabella Mader: Wie genau sind jetzt Unternehmen von diesem Problem der immer höher werdenden Informationsflut betroffen? Wie hoch schätzen sie die Kosten für diese Problematik ein?

Leo Sauermann: Die Informationsflut ist enorm, und es gibt kaum Ausbildung wie man damit umgeht. Sie wissen das ja eh am besten, sie unterrichten einen Lehrgang auf der Donau-Uni Krems über das Thema. Wir haben uns selbst die Frage gestellt und sind auf eine Studie von Michael K. Bergman über „Untapped Assets“ gestossen, der hat ganz gute Zahlen gesammelt. Im EU Projekt NEPOMUK und durch Studien die wir selber in Gnowsis gemacht haben, sehen wir dass Wissensarbeiter bis zu 45 Prozent ihrer Arbeitszeit mit nicht produktiver Dokumenten- und Datenverwaltung verbringen. Sehr eindrucksvoll ist auch diese Zahl vom Michael K. Bergman: 7,5 Prozent aller Dokumente in Unternehmen sind falsch abgespeichert und werden nie wieder gefunden. In Summe geben Unternehmen 15 Prozent aller Ausgaben für das Handling von Informationen aus – das schließt auch das Schreiben von Berichten ein.

Das für mich absolut irrwitzige ist aber, dass es den verbreiteten Irrglauben gibt, dass Desktop-Suchmaschinen das Problem lösen würden. Es gibt seit ein paar Jahre sehr gute Studien die belegen dass 85% aller Menschen Desktopsuchmaschinen nicht einsetzen – weil wir als Menschen lieber Pfaden folgen und stöbern als zu suchen. Die bestehende Denkweise der Menschen wird nicht unterstützt. Das ist auch seit ein paar Jahren – etwa 2004 – bekannt, mit Refinder gehen wir das Problem jetzt an.

Isabella Mader: Interessant, und was ist der unmittelbare Nutzen von Refinder für die Einzelperson oder das Unternehmen?

Leo Sauermann: Ausgehend von den Studien schätzen wir, dass durch den Einsatz von Refinder die Zeit für die Suche und das Verwalten von Informationen um etwa 30% reduziert wird — dies bedeutet eine Zeitersparnis von etwa 30 Minuten pro Arbeitstag. Umgelegt auf den Stundensatz für einen Wissensarbeiter kann damit sparen – sagen wir 50 Euro pro Tag bei einem selbständigen Freelancer. Dem gegenüber stehen die Kosten für die Software – die Kunden die wir bisher befragt haben würden ungefähr €200 Euro pro Jahr dafür zahlen. Insgesamt rechnet es sich so für den Kunden. Viel wichtiger ist aber die Sicherheit dass ich die wichtigen Dokumente finde, die ich brauche. Und noch viel schöner ist, dass man sich endlich die Zusammenhänge aufschreiben kann. Es spart also nicht nur Zeit, sondern auch Ärger wenn ich wieder mal nichts finde.

Der Refinder zieht ja auch los und sucht relevante Informationen – da habe ich auch die Chance, dass er ein Dokument findet dass ich völlig vergessen hätte. Dadurch heben wir wieder ein wenig von dem Schatz an Information der da ist, aber sonst nicht gefunden wird.

Isabella Mader: Wie geht es weiter?

Leo Sauermann: Stetig weiter, wie bisher. Wir hatten das System bei einer Hand voll Testbenutzer seit 2006 im Einsatz, darüber habe ich auch meine Dissertation geschrieben. Die geben das nicht mehr her. Wenn man einmal angefangen hat, will man nicht mehr zurück. Das war im NEPOMUK EU Projekt und noch zu der Zeit als im am DFKI in Deutschland gearbeitet habe. Jetzt öffnen wir Refinder für 1000 weitere Test-Benutzer, wir sind schon gespannt, wie die es verwenden werden. Wir machen Interviews mit den Benutzern, da lernen wir viel über den Nutzen und was wir an der Software ändern sollten. Etwa Termine – da war ein sehr starker Bedarf zu spüren. Wir arbeiten professionell daran weiter, und so Gott will, hilft der Refinder dann bald mehr Menschen, ihre Sachen wiederzufinden.

plugin Firefox sidebar (c) Gnowsis

Screenshot vom Firefox Plugin (c) Gnowsis

Die BETA Version von Refinder wurde am am 1.Dezember 2010 im Rahmen des Vienna Semantic Web Meetups vorgestellt und nach einer Woche waren knapp 200 neue Benutzer registriert. Es gab einen weiteren Artikel über Refinder auf der Futurezone: http://www.futurezone.at/stories/1664740/

Mehr Informationen und Fotos vom Release Event sind unter http://www.gnowsis.com/about/blog/2010/12/02/release-refinder-beta zu finden.

Nachsatz: Eine Frage noch aus Neugier: Cocktail Roboter?

Leo Sauermann: Ja, wir hatten einen Bekannten gesponsert, dass er seinen Cocktail Roboter zu unserer Release-Party am 1.Dezember bringt. Der Robomoji hat dann auch, zur Freude aller und sehr eindrucksvoll, Cocktails gemischt. Ein Österreichisches Unikat.

Isabella Mader: Danke für das Gespräch.

Video, noch mit dem ursprünglichen Namen Cluug, der jetzt zu Refinder wurde:

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Dakota Management

Mai 28, 2010

Für alle, die es – obwohl sehr verbreitet – noch nicht kennen:

Das Dakota Management Prinzip.

Hier die Aufstellung der wichtigsten Initiativen anhand eines konkreten Beispiels.

Ausgangssituation: Das Pferd ist tot.

Maßnahmen:

  • Wir besorgen uns eine stärkere Peitsche.
  • Wir sagen: „So haben wir das Pferd schon immer geritten”.
  • Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren.
  • Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet.
  • Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde.
  • Wir bilden eine Task-Force, um das Pferd wiederzubeleben.
  • Wir kaufen Leute von außerhalb ein, die angeblich tote Pferde reiten können.
  • Wir schieben eine Trainingseinheit ein um besser reiten zu können.
  • Wir stellen Vergleiche unterschiedlicher toter Pferde an.
  • Wir ändern die Kriterien, die besagen, dass ein Pferd tot ist.
  • Wir schirren mehrere tote Pferde gemeinsam an, damit wir schneller werden.
  • Wir erklären: „Kein Pferd kann so tot sein, das wir es nicht mehr reiten können.
  • ”Wir machen eine Studie, um zu sehen, ob es bessere oder billigere Pferde gibt.
  • Wir erklären, dass unser Pferd besser, schneller und billiger tot ist als andere Pferde.
  • Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung von toten Pferden zu finden.
  • Wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.
  • Wir vergrößern den Verantwortungsbereich für tote Pferde.
  • Wir entwickeln ein Motivationsprogramm für tote Pferde.
  • Wir erstellen eine Präsentation in der wir aufzeigen, was das Pferd könnte, wenn es noch leben würde.
  • Wir strukturieren um, damit ein anderer Bereich das tote Pferd bekommt.

Thanks especially to estherjane13 on flickr for sharing this hilarious photo under a cc licence!

😉

LG

Wimblogger
Isabella Mader

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Was Manager künftig können müssen

Mai 26, 2010

Dringende Lese-Empfehlung – Management Kompetenzen für eine erfolgreiche Karriere:

Was Führungskräfte künftig können müssen:
http://www.cio.de/karriere/2225969/index1.html.

Achtung, längerer Artikel. Nichts für eine 1,5 Minuten Aufmerksamkeitsspanne – 10 Minuten wird’s schon brauchen …

Tipp: Bitte langsam lesen.

Dann: still freuen. Und lächeln ;-).

Dann: handeln.

Und wo bitte kann man so etwas lernen?

Hier zum Beispiel – da sind neben Fach- und Methodenkompetenz auch Erfahrungslernen im Bereich Sozial- und Persönlichkeitskompetenz sowie für Medienkompetenz Standard des Curriculums ALLER 12 Fachrichtungen.

Könnte sein, dass das Karrieren von heute und morgen sichert. Ist aber nur so ein Verdacht 😉 …

Liebe Grüße

Wimblogger *freutsich*
Isabella Mader

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Infromationsflut: Selbsttest Burn-Out

November 18, 2009

Wir haben ja gemeinsam auch am Thema Informationsüberfluss gearbeitet. In diesem Zusammenhang kamen wir natürlich auch am Thema Burn-Out vorbei – das ganz nahe ist als Schwelle, wenn wir nicht bewußt die Work-Life-Balance managen, und auch die E-Mail-Flut in den Griff kriegen  -wie auch immer durch Arbeitsmethoden (2 Stunden Auszeit pro Tag oder Woche für konzentriertes Arbeiten ohne Unterbrechung usw.) oder Etiketten (DIA-E-Mail-Handlingetikette – beim Weitersenden von Mails ein D voran bedeutet Dringend, I bedeutet „zur Information“ und A bedeutet „Aktion“. Viele mehr Ideen können geboren und verwendet werden. Wichtig ist bloss, dass wir handeln und uns nicht passiv überrollen lassen …

Hier gibt es einen spannenden Test zur Selbsteinstufung des Risikos – dauert nur 5 Minuten, keine Sorge, es bleibt genug Zeit zum weiteren E-Mail-Bearbeiten *hehe*

http://www.beratung-hilft.de/app/pretest/index.do

LG

Wimblogger

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Informationsinfarkt?

März 26, 2009

Horrorzahlen:  in der Studie “The Diverse and Exploding Digital Universe”werden Ergebnisse einer Datenmengenuntersuchung präsentiert:  aufgrund der Studienergebnisse wächst die digitale Informationsflut jährlich um 60% (!). Demnach wird bis 2011 ein Datenvolumen von rund 1.800 Exabyte (1,8 Zettabytes) erreicht werden. Dies entspricht einer Verzehnfachung gegenüber 2006 (!).

Die Datenmengen sind erklärbar, und kommen überwiegend aufgrund von Web2.0 Plattformen und Digitalkameras sowie Video- und Musikdownloads bzw. Uploads zustande.

Erstmals wird auch vom sogenannten “digitalen Schatten” gesprochen, also dem Datenvolumen, welches jede Person passiv hinterläßt, z.B. durch Online-Kreditkartenzahlungen oder durch Handybenutzung entstehen, durch gespeicherte Websuchen, individuelle Gesundheitsdaten oder digitale Aufzeichnungen öffentlicher Kameras. Der Untersuchung zufolge ist der digitale Schatten des Einzelnen mehr als doppelt so groß wie die Menge an Informationen, die wir täglich aktiv erzeugen (digitale Fotos, PC-Arbeit, E-Mails, …).

Die Informationsflut wird zunehmend zum Produktivitätsproblem: Wissensarbeiter werden in der Konzentration von Emails unterbrochen und lassen sich durchschnittlich alle 11 Minuten von einem Störfaktor wie zB einem eintreffenden Email unterbrechen (Basex Studie). Daraus entstehen hochgerechnete jährliche 650 Mrd. USD an Produktivitätsverlusten für verlorengegangene geistige Rüstzeiten durch nutzlose Unterbrechungen. Wie verbringt ein typischer Informationsarbeiter seinen Arbeitstag? Eine Untersuchung von Basex fördert folgendes Bild zutage (aus der erwähnten Basex Studie):

·         28 % Unterbrechung durch unwichtige und nicht dringende Ereig nisse, wie beispielsweise unnötige Emails

·         25 % Produktive Inhaltserstellung, inklusive Schreiben von Emails

·         20 % Besprechungen (Fühlst Du Dich einsam? Dann gehe zu Meetings …;-))

·         15 % Suche nach Informationen (Web, digitale und Papier-Ablagen)

·         12 % Denken und Reflexion

Potenziale zur Optimierung der persönlichen und organisatorischen Performanz sind also reichlich vorhanden (Herget/Mader, Persönliches Informationsmanagement: Wege aus der täglichen Informationsflut, Konstanz, 2008). Rechnen wir die hübsche Statistik oben auf einen normalen Tag um, dann bleibt nach 8 Stunden genau die Zeit für Denken und Reflexion nicht mehr … – oder findet als Überstunde(n) statt :-(. Der eigentliche Beschäftigungszweck als Überstunde – man hat tatsächlich den Eindruck, man käme erst zu den eigentlichen Aufgaben, wenn die meisten anderen nach Hause gehen …

Durch den nachvollziehbar bereits hohen Leidensdruck motiviert, gründeten Unternehmen wie Intel, Google und Microsoft kürzlich die Non-Profit-Organisation “Information Overload Research Group”. Einen ausführlichen Artikel der Computerwoche dazu gibt es hier.

Was aber ist nun die Konsequenz? Wie sehen Rezepte aus? Was leiten wir aus den Forschungsergebnissen ab? Was ist konsequent umzusetzen? Nun denn, hier ist für Chaoten die schlechte, für alle anderen die gute Nachricht: Ohne Disziplin des Einzelnen und der Organisation selbst wird das Problem nicht zu lösen sein. Informationsspezialisten und IT sind gefordert, auch die technischen Rahmenbedingungen und Prozesslandschaft so zu definieren, dass zumindest technisch der Rahmen für Informationsorganisation gegeben ist. Damit ist die Aufgabe der Technik aber schon erledigt. Kein Tool der Welt kann Informationsflut alleine beseitigen. Nicht umsonst heißt die Überschrift der BASEX Studie “We Have Met The Enemy: He Is Us” – wir haben den Feind gefunden: wir selbst sind der Feind! Ohne Disziplin und konsequent angewandte und erlernte neue Arbeitstechniken ist dem Problem nicht beizukommen. Technologieunterstützung dazu gibt es genug, aber wie gesagt, die ist nur die halbe Miete. Es gibt eine Vielzahl von Arbeitstechniken, die unterschiedlichen Persönlichkeiten besser und weniger liegen werden, aber es ist bestimmt für jeden etwas Praktikables zu finden. 

Dazu gehört auch, Web 2.0 Angebote, also Blogs wie diesen, gezielt zu konsumieren, und sich nicht treiben zu lassen und weiter zu surfen, weil’s so nett ist (aber eben nur interessant und nicht mehr nützlich) – hier greift genau das Stichwort Disziplin: gezielt und konsequent Information konsumieren, und zwar jene, die wir als für uns notwendig und nützlich identifiziert haben. Wenn Zeit in großen Mengen am Ende des Tages übrig ist, kann ja noch fröhlich weitergechattet werden ;-) – meist ist die Zeit aber nicht übrig und man beantwortet Emails am Wochenende oder abends, Blackberry sei Dank … B-).

Fest steht jedenfalls, dass viel zu wenige Informationsspezialisten am Markt sein werden, wenn die betroffenen Unternehmen herausfinden, dass diese die Qualifikation haben, systematisch organisationale und persönliche Arbeitstechniken im Unternehmen einzuführen und mit den IT-Systemen abzustimmen. Es würde hier zu weit führen, aber auch in bereits zwei Tagen Seminar lassen sich Arbeitstechniken und Informationskompetenz erlernen, die dann im Unternehmen eingebracht werden können. Ich habe einige dieser Angebote recherchiert und stelle auf Wunsch gerne eine Liste an Seminaren, Anbietern und Ausbildungstipps zur Verfügung. Einfaches Email an mich reicht.

Wimblogger
wimblogger@googlemail.com

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Elektronische Organisation

Januar 6, 2009

 

Einer Frage eines Ihrer Kollegen folgend poste ich gerne einen Link zu einem Terminplanungstool, das Ihnen als Studierende an der Donau-Universität zur Verfügung steht: 

 

Novell Groupwise WebAccess Screenshot

Novell Groupwise WebAccess Screenshot

Screenshot Kalender

Screenshot Kalender

Mit Karteireitersystematik wählen Sie zwischen dem E-Mail und dem Kalender.

Das Login ist dasjenige, das Sie auch für moodle, das DUK Airnet etc verwenden.

Damit haben Sie einen Novell WebAccess E-Mail Client und einen Kalender (zweiter Karteitab links oben), mit dem Sie Ihre Termine und Deadlines verwalten können. Die Bedienung ist im wesentlichen selbsterklärend.

Ähnliche Funktionen finden Sie bei Bedarf z.B. auch in Microsoft Outlook, bei denen Sie Aufgaben bzw. Kalendereinträge auch mit der Erinnerungsfunktion versehen können (wie lange vor dem Termin Sie daran erinnert werden) bzw. lassen sich einzelne Nachrichten mit einem „Flag“ versehen (Funktion „Nachverfolgung“, ein rotes Fähnchen, das Sie mit Extras/Anpassen/Aktionen in die Menüleiste einfügen können). Das Nachverfolgen ist auch eine Erinnerungsfunktion, mit der Sie sich selbst Emails „wieder vorlegen“ können – eine weitere Form der Terminkontrolle, um einzelne Deadlines nicht zu übersehen.

Als Gruppe können Sie ebenfalls auf Google Kalender http://calendar.google.com Termine mit anderen teilen und ebenfalls Erinnerungsfunktionen und andere praktische Tools nutzen.

LG

Wimblogger

https://webportal.donau-uni.ac.at/gw/webacc